“매일 같은 이메일·보고서·회의록을 처음부터 작성하고 있나요? 반복업무를 찾아 나만의 ChatGPT 질문 틀과 빈칸 프롬프트를 만들어 업무시간을 줄이는 방법을 소개합니다.”

ChatGPT를 사용하다 보면 어느 순간 비슷한 질문을 계속 하고 있다는 것을 발견하게 됩니다.

이 내용을 요약해줘.

업무메일로 정리해줘.

보고서 형식으로 바꿔줘.

중요한 내용만 표로 만들어줘.

처음에는 매번 새롭게 질문합니다.

그런데 같은 일을 일주일에 세 번, 한 달에 열 번 한다면 이야기가 달라집니다.

저도 AI를 사용할수록 중요한 것은 새로운 기능을 계속 배우는 것보다 자주 하는 일을 어떻게 반복하지 않을 것인가라는 생각을 하게 됩니다.

ChatGPT를 제대로 활용하려면 매번 질문을 새로 만드는 것보다 나만의 질문 틀을 하나 만들어두는 것이 훨씬 편합니다.

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반복업무부터 찾아봅니다

먼저 하루 동안 하는 일을 생각해봅니다.

그중에서 이런 일이 있는지 찾아보세요.

매번 비슷한 내용으로 작성하는 일

자료만 바뀌고 형식은 같은 일

긴 내용을 짧게 정리하는 일

일정한 기준으로 분류하는 일

같은 형식의 이메일을 보내는 일

매주 같은 형태로 보고하는 일

이런 업무는 AI를 활용하기 좋습니다.

핵심은,

내용은 매번 바뀌지만 처리방법은 비슷한 일

을 찾는 것입니다.

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예를 들어 매주 업무보고를 작성한다면

매주 금요일 이런 보고를 한다고 해보겠습니다.

• 이번 주 완료업무
• 진행 중인 업무
• 문제점
• 다음 주 계획

매주 처음부터 문장을 작성할 필요가 있을까요?

메모만 남겨놓고 AI에게 정리하게 할 수 있습니다.

예를 들어 내가 이렇게 적습니다.

홈페이지 수정 완료
고객문의 13건 처리
신규자료 아직 안 옴
다음주 업체회의
견적서 확인 필요

그리고 AI에게,

아래 메모를 주간업무보고 형식으로 정리해줘. 완료업무, 진행업무, 문제사항, 다음 주 계획으로 나누고 내가 적지 않은 내용은 만들지 마.

라고 합니다.

이것이 한 번으로 끝나는 업무라면 그냥 사용하면 됩니다.

하지만 매주 한다면 이 질문을 고정 틀로 만들어두는 것입니다.

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‘프롬프트’라는 말을 어렵게 생각하지 마세요

AI를 공부하다 보면 프롬프트라는 말을 자주 듣습니다.

처음에는 뭔가 특별한 명령어나 코딩처럼 느껴질 수 있습니다.

하지만 초보자 입장에서는 이렇게 생각하면 충분합니다.

“AI에게 일을 설명해놓은 작업 지시서.”

입니다.

직원에게 매번 같은 일을 설명하기보다,

이 업무는 이 순서와 형식으로 처리해주세요.

라는 매뉴얼을 만들어두는 것과 비슷합니다.

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제가 사용하는 ‘디린이 반복업무 4칸’

반복해서 사용할 질문에는 네 가지를 넣으면 좋습니다.

1. 무엇을 줄 것인가

예:

내가 아래에 이번 주 업무 메모를 입력할 거야.

2. 무엇을 해달라는 것인가

주간업무보고로 정리해줘.

3. 어떤 형식으로 받을 것인가

완료 / 진행 / 문제 / 다음 주 계획으로 구분해줘.

4. 무엇을 하지 말아야 하는가

내가 제공하지 않은 사실이나 일정은 만들지 마.

정리하면,

입력 → 작업 → 형식 → 금지사항

입니다.

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이메일도 반복업무가 될 수 있습니다

업무를 하다 보면 비슷한 이메일을 반복해서 보냅니다.

자료 요청,

일정 확인,

회의 안내,

답변 독촉,

감사메일 등입니다.

예를 들어 매번 자료 요청메일을 작성한다면 이런 틀을 만들 수 있습니다.

아래 내용을 거래처에 보낼 자료 요청 이메일로 작성해줘.

상대방에게 부담을 주지 않는 정중한 업무 말투를 사용하고, 요청내용과 마감일이 한눈에 보이게 해줘.

지나치게 긴 인사말은 사용하지 말고 5~7문장 정도로 작성해줘.

내가 제공하지 않은 날짜나 약속은 만들지 마.

[여기에 상황 입력]

다음부터는 마지막 부분만 바꾸면 됩니다.

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긴 자료 요약도 고정 질문을 만들어둡니다

업무자료를 자주 읽는다면,

요약해줘.

라고 매번 질문할 필요가 없습니다.

예를 들어 이런 틀을 사용할 수 있습니다.

아래 자료를 업무용으로 정리해줘.

① 핵심내용 3개
② 중요한 숫자와 날짜
③ 내가 해야 할 일
④ 추가 확인이 필요한 부분
순서로 정리해줘.

원문에 없는 내용을 추측해서 추가하지 마.

[자료 붙여넣기]

이제 자료만 바꾸면 같은 방식으로 결과를 받을 수 있습니다.

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회의록도 같은 형식을 계속 사용합니다

앞서 회의록 정리 방법에서도 살펴봤습니다.

회의가 자주 있다면 매번 다른 형식으로 정리하지 않습니다.

예를 들어,

회의 목적

주요 논의

결정사항

담당자

마감일

미결사항

이라는 형식을 정해놓습니다.

AI에게 같은 틀을 사용하게 하면 회의록끼리 비교하기도 편해집니다.

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블로그를 운영할 때도 반복되는 작업이 있습니다

블로그 글도 매번 처음부터 시작할 필요는 없습니다.

예를 들어 글을 작성할 때 항상,

검색자의 문제

결론

방법

실제 경험

주의사항

FAQ

관련 글

순서로 작성한다면 이것도 하나의 틀이 됩니다.

AI에게,

앞으로 아래 메모를 이 구조에 맞춰 블로그 글 초안으로 정리해줘.

라고 할 수 있습니다.

다만 모든 글을 똑같은 구조로 찍어내지는 않는 것이 좋습니다.

주제에 따라 필요 없는 항목은 빼고 순서를 바꿉니다.

틀은 일을 편하게 하기 위한 것이지 글을 똑같게 만들기 위한 것이 아닙니다.

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반복업무라고 전부 AI에게 맡기지는 않습니다

여기서 중요한 구분이 있습니다.

반복된다고 모두 AI에게 맡기기 좋은 업무는 아닙니다.

예를 들어,

최종 계약 승인,

직원 평가,

중요한 금액 결정,

법률적 판단,

투자 결정,

민감한 고객 대응처럼 결과에 대한 책임이 큰 업무는 사람이 최종 판단해야 합니다.

AI는 정리와 초안을 도울 수 있지만 책임까지 대신 지는 것은 아닙니다.

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가장 먼저 자동화할 것은 ‘귀찮은 작은 일’

AI를 처음 업무에 활용한다면 거창한 자동화부터 시작하지 않는 것이 좋습니다.

제가 추천하는 것은 하루에 5~10분씩 반복되는 작은 일입니다.

예를 들어,

메일 문장 다듬기,

긴 공지 요약하기,

회의 메모 정리하기,

자료에서 날짜 찾기,

업무목록 우선순위 정하기,

보고서 문장 다듬기 등입니다.

하루 10분이라도 한 달 동안 반복되면 꽤 많은 시간이 됩니다.

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내가 자주 수정하는 부분을 기록합니다

이 방법이 생각보다 중요합니다.

AI에게 이메일을 작성하게 했는데 매번,

너무 딱딱해.

라고 수정한다면 처음 질문에,

정중하지만 지나치게 딱딱하지 않게 작성해줘.

를 추가합니다.

매번,

너무 길어.

라고 한다면,

7문장 이내로 작성해줘.

를 넣습니다.

매번,

없는 내용 만들지 마.

라고 한다면 이것도 고정 조건으로 넣습니다.

즉, 내가 반복해서 수정하는 말이 곧 나만의 프롬프트가 됩니다.

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좋은 질문 틀은 한 번에 완성되지 않습니다

처음 만든 질문이 완벽할 필요는 없습니다.

실제로 몇 번 사용해봅니다.

결과가 마음에 들지 않으면 수정합니다.

예를 들어 처음에는,

회의내용 요약해줘.

였다가,

다음에는,

결정사항을 따로 정리해줘.

가 추가되고,

그다음에는,

담당자와 마감일도 표시해줘.

가 추가됩니다.

나중에는,

불확실한 내용은 추측하지 말고 ‘확인 필요’로 표시해줘.

까지 들어갑니다.

이렇게 사용하면서 내 업무에 맞는 질문으로 발전시키는 것입니다.

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AI에게 내 질문 자체를 개선시켜도 됩니다

자주 사용하는 질문이 있다면 AI에게 이렇게 물어볼 수 있습니다.

아래 질문을 반복해서 사용하고 있어.

내가 원하는 결과가 더 일정하게 나오도록 부족한 조건이 있는지 찾아줘.

너무 복잡하게 만들지는 말고 꼭 필요한 조건만 추가해줘.

[내가 사용하는 질문]

AI에게 답만 받는 것이 아니라 질문 자체를 점검시키는 것입니다.

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나만의 ‘AI 질문 보관함’을 만들어보세요

좋았던 질문을 매번 다시 찾지 않도록 한곳에 모아둡니다.

메모앱이나 문서 하나면 충분합니다.

예를 들어 이렇게 분류할 수 있습니다.

01 이메일

02 보고서

03 회의록

04 자료요약

05 엑셀

06 블로그

07 아이디어

그리고 내가 자주 사용하는 질문을 저장합니다.

필요할 때 복사하고 내용만 바꾸면 됩니다.

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반복업무용 질문에는 빈칸을 만들어둡니다

더 편한 방법이 있습니다.

바뀌는 부분을 미리 빈칸으로 만들어놓는 것입니다.

예를 들어,

상대방: [ ]

보내는 목적: [ ]

반드시 들어갈 내용: [ ]

마감일: [ ]

원하는 말투: [ ]

이렇게 만들어두면 무엇을 입력해야 하는지도 바로 알 수 있습니다.

저는 이런 방식을 ‘빈칸 프롬프트’라고 생각하면 이해하기 쉽다고 봅니다.

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바로 복사하는 ‘디린이 반복업무 프롬프트’

나는 [업무]를 자주 반복하고 있어.

매번 처음부터 작성하지 않도록 재사용할 수 있는 질문 틀을 만들어줘.

내가 매번 바꿔서 입력해야 하는 부분은 [빈칸]으로 표시해줘.

결과는 항상
① [원하는 항목]
② [원하는 항목]
③ [원하는 항목]
순서로 나오게 해줘.

내가 제공하지 않은 사실, 날짜, 숫자는 임의로 만들지 마.

질문이 너무 길고 복잡해지지 않도록 실제 업무에서 복사해서 바로 사용할 수 있는 형태로 만들어줘.

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어떤 업무부터 시작해야 할지 모르겠다면

AI에게 이것도 물어볼 수 있습니다.

내가 매일 하는 업무를 아래에 적을게.

이 중에서 AI를 활용하면 시간을 줄일 가능성이 높은 반복업무를 찾아줘.

판단이나 책임이 필요한 업무보다 요약, 정리, 초안, 분류처럼 위험이 낮은 업무를 우선해서 골라줘.

[내 업무목록]

그러면 어디서 시작할지 정하는 데 도움을 받을 수 있습니다.

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회사 자료는 그대로 넣지 않습니다

반복업무를 편하게 만들다 보면 습관적으로 회사 자료를 AI에 붙여넣을 수 있습니다.

하지만,

고객정보,

직원정보,

계약내용,

급여,

미공개 매출,

회사 전략,

계정정보 등이 포함되어 있다면 주의해야 합니다.

회사에서 사용하는 AI 관련 규정이 있다면 먼저 확인합니다.

필요하지 않은 개인정보와 기밀정보는 제거하거나 익명화하는 습관도 중요합니다.

편리함보다 정보보호가 먼저입니다.

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디린이 반복업무 5단계

복잡하게 생각하지 마세요.

1. 찾기

매일 또는 매주 반복하는 일을 찾습니다.

2. 분리하기

매번 바뀌는 내용과 항상 같은 형식을 나눕니다.

3. 틀 만들기

AI 질문을 한 번 만들어둡니다.

4. 사용하기

실제 업무에서 몇 번 사용합니다.

5. 수정하기

매번 고치는 부분을 질문에 추가합니다.

정리하면,

찾기 → 분리 → 틀 → 사용 → 수정

입니다.

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디린이 한 걸음

AI로 업무시간을 줄인다고 하면 거창한 자동화 시스템을 먼저 떠올릴 수 있습니다.

하지만 시작은 훨씬 단순합니다.

어제도 했고, 오늘도 하고 있고, 내일도 해야 하는 일 하나를 찾는 것입니다.

그리고 생각해봅니다.

“나는 왜 이 일을 매번 처음부터 하고 있지?”

메일을 매번 새로 쓰고 있다면 질문 틀을 하나 만들어두세요.

회의록 형식이 매번 같다면 템플릿을 만들어두세요.

자료를 항상 같은 기준으로 읽는다면 요약 기준을 저장해두세요.

처음에는 하루 5분밖에 줄지 않을 수도 있습니다.

하지만 반복되는 일을 하나씩 줄이기 시작하면 AI를 사용하는 방식 자체가 달라집니다.

그때부터 ChatGPT는 가끔 질문하는 검색도구가 아니라 내가 반복하는 일을 함께 처리하는 업무도구가 됩니다.

매번 같은 질문을 다시 쓰지 마세요.

한 번 잘 만든 질문은 다음 업무에서도 다시 사용할 수 있습니다.

늦은 게 아니라, 이제 시작하는 겁니다.

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