“업무메일 첫 문장부터 막히나요? 하고 싶은 말을 메모처럼 입력하면 ChatGPT로 정중한 이메일을 만드는 방법과 바로 복사해 사용할 수 있는 이메일 공식을 소개합니다.”

이메일을 보내려고 컴퓨터 앞에 앉았는데 첫 문장부터 막힐 때가 있습니다.

“안녕하세요” 다음에 뭐라고 쓰지?

내용은 머릿속에 다 있는데 막상 글로 쓰려면 어렵습니다.

특히 교수님, 직장 상사, 거래처처럼 예의를 갖춰야 하는 상대라면 짧은 이메일 하나에도 시간이 꽤 걸립니다.

저도 업무와 학교 관련 글을 작성할 일이 있다 보니 AI를 이메일 작성에 활용해봤습니다.

그런데 사용하면서 알게 된 것이 있습니다.

AI에게 처음부터 완벽한 이메일을 써달라고 할 필요가 없었습니다.

하고 싶은 말을 그냥 말해주면 됩니다.

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저는 문장을 만들지 않고 ‘재료’부터 줍니다

예를 들어 교수님께 이메일을 보내야 한다고 해보겠습니다.

머릿속에는 이런 생각만 있습니다.

논문 관련해서 자료를 보냄
늦게 보내서 죄송함
검토 부탁드림
수정할 부분 있으면 알려주셨으면 좋겠음

이것을 억지로 이메일 문장으로 만들 필요가 없습니다.

그대로 AI에게 줍니다.

교수님께 보내는 이메일이야.
아래 내용을 자연스럽고 정중한 이메일로 정리해줘.

• 논문 관련 자료를 보냄
• 늦게 보내서 죄송함
• 시간 되실 때 검토 부탁드림
• 수정할 부분이 있으면 알려주셨으면 함

너무 과하게 공손하거나 딱딱하지 않게 작성해줘.

저는 이런 방식이 훨씬 편했습니다.

문장은 AI가 만들고, 내용은 내가 정하는 것입니다.

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제가 사용하는 ‘디린이 이메일 공식’

이메일도 복잡하지 않습니다.

네 가지만 알려주면 됩니다.

누구에게 + 왜 보내는지 + 꼭 들어갈 내용 + 원하는 말투

예를 들어,

거래처 담당자에게 보내는 이메일이야.
약속했던 자료 전달이 하루 늦어졌어.
늦어진 점에 대한 사과와 첨부파일을 확인해달라는 내용을 넣어줘.
짧고 정중한 업무메일로 작성해줘.

이 정도면 충분합니다.

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1. 메일 제목도 함께 만들어달라고 합니다

의외로 이메일 본문보다 제목이 더 고민될 때가 있습니다.

그럴 때는,

이메일 제목도 3개 추천해줘.

라고 하면 됩니다.

예를 들어 자료를 보내는 이메일이라면 AI가 몇 가지 제목을 제안하고, 그중 상황에 맞는 것을 선택할 수 있습니다.

저는 AI에게 하나를 결정해달라고 하기보다 선택지를 받아보는 방식을 자주 사용합니다.

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2. 너무 딱딱하면 바로 다시 고칩니다

AI가 만든 업무메일을 보면 가끔 지나치게 격식 있는 표현이 나옵니다.

그럴 때 처음부터 다시 요청할 필요가 없습니다.

너무 딱딱해. 조금 더 자연스럽게 바꿔줘.

또는,

예의는 유지하되 실제 직장에서 사용하는 말투처럼 바꿔줘.

라고 하면 됩니다.

반대로 중요한 공식메일이라면,

기관에 보내는 공식적인 이메일이니까 조금 더 격식을 갖춰줘.

라고 요청할 수 있습니다.

같은 내용도 상대방에 따라 말투를 바꿀 수 있다는 것이 AI 이메일 작성의 장점입니다.

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3. 감정이 섞인 이메일은 바로 보내지 않습니다

이메일을 쓰다 보면 화가 나거나 억울한 상황도 있습니다.

이럴 때 AI가 특히 유용했습니다.

하고 싶은 말을 일단 그대로 적습니다.

그리고,

내가 지금 감정이 조금 들어간 상태야.
핵심 요구사항은 유지하면서 공격적으로 들리는 표현은 빼고 차분하고 단호하게 이메일로 정리해줘.

라고 요청합니다.

이렇게 하면 감정은 줄이면서 내가 요구해야 할 내용은 남길 수 있습니다.

다만 AI가 만든 글을 바로 보내지 않고 제가 한 번 다시 읽습니다.

이메일은 결국 내 이름으로 보내는 글이기 때문입니다.

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4. 긴 이메일은 먼저 구조를 만들어달라고 합니다

내용이 많을수록 AI에게 바로 완성본을 요구하기보다 먼저 정리시키는 방법도 좋습니다.

아래 내용을 이메일로 보내려고 해.
먼저 핵심 내용을 3가지로 정리해줘.

정리된 내용을 확인한 다음,

좋아. 이 내용을 바탕으로 이메일을 작성해줘.

라고 합니다.

이렇게 하면 빠뜨린 내용이 없는지 먼저 확인할 수 있습니다.

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5. 외국어 이메일도 같은 방법입니다

외국어 이메일이라고 질문법이 크게 달라지지는 않습니다.

예를 들어,

중국 대학 관계자에게 보내는 이메일이야.
회의 일정 변경을 요청하려고 해.
변경을 부탁드려 죄송하다는 내용과 가능한 날짜 두 개를 넣어줘.
중국어로 자연스럽고 정중하게 작성하고, 작성한 내용을 한국어로도 다시 보여줘.

이렇게 요청할 수 있습니다.

외국어 이메일에서는 저는 특히 번역 후 한국어로 다시 확인하는 과정을 추천합니다.

내가 전달하려던 의미가 제대로 들어갔는지 보기 위해서입니다.

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이메일에서 개인정보는 한 번 더 확인합니다

AI에게 업무메일을 작성시킬 때 실제 이름, 전화번호, 계좌정보, 회사 내부자료까지 모두 입력할 필요는 없습니다.

예를 들어,

김○○ 부장에게 보내는 메일

대신,

거래처 담당자에게 보내는 메일

이라고 해도 충분한 경우가 많습니다.

필요한 이름이나 연락처는 이메일을 완성한 뒤 직접 넣을 수 있습니다.

AI에게 필요한 것은 신상정보보다 상황입니다.

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바로 복사하는 이메일 프롬프트

이메일이 막혔다면 아래 문장을 그대로 사용해보세요.

[누구]에게 보내는 이메일이야.
이메일을 보내는 이유는 [목적]이야.
반드시 들어갈 내용은 아래와 같아.

• [내용 1]
• [내용 2]
• [내용 3]

말투는 [정중하게/친근하게/공식적으로/단호하지만 예의 있게] 작성해줘.
너무 길지 않게 하고 이메일 제목도 3개 추천해줘.

복잡한 프롬프트 없이 이 정도면 충분합니다.

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제가 이메일에 AI를 사용하면서 생긴 원칙

AI를 사용하면 이메일 작성시간을 줄일 수 있습니다.

하지만 저는 세 가지는 직접 확인합니다.

받는 사람이 맞는지.

날짜·금액·약속 같은 중요한 내용이 맞는지.

내가 실제로 하고 싶은 말과 같은지.

이 세 가지는 AI가 아니라 제가 확인합니다.

특히 날짜나 금액이 포함된 업무메일은 보내기 전에 한 번 더 읽는 것이 좋습니다.

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디린이 한 걸음

이메일을 잘 쓰는 사람은 어려운 표현을 많이 사용하는 사람이 아닙니다.

상대방이 읽고 내가 원하는 내용을 정확하게 이해할 수 있도록 쓰는 사람입니다.

AI는 그 과정을 도와줄 수 있습니다.

문장이 생각나지 않는다고 10분 동안 첫 줄에서 고민하지 마세요.

하고 싶은 말을 메모하듯 적고 이렇게 말해보세요.

“이걸 이메일로 정리해줘.”

내용은 내가 만들고,

문장은 AI에게 도움을 받고,

마지막 확인은 다시 내가 합니다.

저는 이것을 이렇게 기억합니다.

내용은 내가 → 정리는 AI가 → 전송 전 확인은 다시 내가.

이 정도면 충분합니다.

늦은 게 아니라, 이제 시작하는 겁니다.

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