“엑셀 함수 이름을 몰라도 괜찮습니다. 원하는 계산을 한국말로 설명하고 ChatGPT에게 수식과 입력 위치를 물어보는 방법부터 오류 해결과 검증까지 엑셀 초보자 눈높이로 소개합니다.”

엑셀을 사용하다 보면 이런 순간이 옵니다.

“이거 자동으로 계산하는 함수가 있었는데…”

SUM은 기억나는데 조건이 붙으면 어려워지고,

날짜를 계산하려면 어떤 함수를 써야 하는지 모르겠고,

검색해서 수식을 찾았는데 내 표에서는 작동하지 않습니다.

저도 엑셀을 사용할 때 가장 답답한 부분은 원하는 것은 분명한데 어떤 함수를 써야 하는지 모를 때라고 생각합니다.

ChatGPT를 사용하면 접근방법을 조금 바꿀 수 있습니다.

함수 이름부터 찾지 않아도 됩니다.

먼저 한국말로,

“내가 엑셀에서 무엇을 하고 싶은지”

설명하면 됩니다.

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엑셀 함수를 몰라도 질문할 수 있습니다

예를 들어 이런 표가 있다고 해보겠습니다.

A열	B열	C열
이름	점수	결과
김○○	85
이○○	58
박○○	72

C열에 60점 이상이면 합격, 60점 미만이면 불합격이라고 자동으로 표시하고 싶습니다.

함수 이름을 몰라도 괜찮습니다.

ChatGPT에게 이렇게 말합니다.

엑셀에서 B2의 점수가 60점 이상이면 C2에 ‘합격’, 60점 미만이면 ‘불합격’이라고 표시하고 싶어. 어떤 수식을 써야 해?

AI는 조건에 맞는 수식을 제안할 수 있습니다.

중요한 것은 내가 IF 함수라는 이름을 먼저 알고 있을 필요가 없다는 것입니다.

원하는 결과를 설명하면 됩니다.

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“엑셀 함수 알려줘”보다 이렇게 질문합니다

AI에게,

엑셀 함수 알려줘.

라고 하면 너무 범위가 넓습니다.

대신 세 가지를 알려주세요.

어느 셀에 무엇이 있고

무엇을 계산하고 싶고

결과를 어디에 표시하고 싶은지

예를 들어,

A열에는 이름, B열에는 판매금액이 있어. B열의 판매금액이 100만원 이상인 사람만 D열에 ‘우수’라고 표시하고 싶어. D2에 넣을 수식을 알려줘.

이렇게 질문하면 훨씬 정확해집니다.

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제가 사용하는 ‘디린이 엑셀 질문 3단계’

엑셀 질문은 어렵게 생각하지 않아도 됩니다.

1. 데이터 위치

B열에 판매금액이 있어.

2. 원하는 조건

100만원 이상인지 확인하고 싶어.

3. 원하는 결과

D열에 ‘우수’라고 표시하고 싶어.

정리하면,

위치 + 조건 + 결과

입니다.

이 세 가지가 들어가면 AI도 내가 원하는 것을 이해하기 쉬워집니다.

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1. 합계 계산도 자연어로 물어봅니다

예를 들어 B2부터 B30까지 금액이 있다고 해보겠습니다.

함수를 기억하지 못한다면,

B2부터 B30까지 들어 있는 금액의 합계를 B31에 표시하고 싶어. 수식을 알려줘.

라고 하면 됩니다.

수식만 받지 말고 한 번 더 질문하세요.

이 수식을 정확히 어느 셀에 입력해야 하는지도 알려줘.

엑셀 초보자에게는 수식 자체보다 어디에 넣는지가 더 중요할 때도 있습니다.

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2. 평균도 같은 방법입니다

학생들의 점수 평균을 구하고 싶다면,

C2부터 C25까지 학생 점수가 있어. 전체 평균을 C26에 표시하고 싶어. 어떤 수식을 넣어야 해?

라고 합니다.

함수 이름을 몰라도 원하는 계산을 설명하면 됩니다.

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3. 조건에 맞는 사람만 찾을 수도 있습니다

예를 들어,

A열에는 이름, B열에는 부서, C열에는 판매금액이 있어. 영업팀 중 판매금액이 100만원 이상인 사람을 확인하고 싶어. 어떤 방법을 사용하면 가장 쉬운지 알려줘.

라고 질문할 수 있습니다.

여기서 중요한 것은 바로 어려운 수식을 요구하지 않는 것입니다.

나는 엑셀 초보자니까 가장 쉬운 방법부터 알려줘.

라고 조건을 추가합니다.

필터만으로 해결할 수 있는 문제라면 굳이 복잡한 함수를 사용할 필요가 없기 때문입니다.

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4. 날짜 계산도 말로 설명하면 됩니다

엑셀에서 날짜를 다루다 보면 헷갈립니다.

예를 들어,

A2에 시작일, B2에 종료일이 있어. 두 날짜 사이의 일수를 C2에 표시하고 싶어.

라고 질문합니다.

또는,

오늘 날짜를 기준으로 마감일까지 며칠 남았는지 자동으로 표시하고 싶어.

라고 할 수도 있습니다.

AI에게 결과가 어떻게 보였으면 하는지까지 말하면 더 좋습니다.

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5. 수식이 오류가 날 때는 오류 메시지를 알려줍니다

AI에게 받은 수식을 넣었는데 작동하지 않을 수도 있습니다.

이때,

안 돼.

라고만 하지 마세요.

가능하다면 어떤 오류가 나타나는지 알려줍니다.

예를 들어,

수식을 넣었는데 #VALUE!가 나와.

또는,

결과가 숫자가 아니라 수식 자체로 보여.

처럼 현재 상황을 설명합니다.

그리고,

원인을 하나씩 확인할 수 있게 첫 번째 확인사항부터 알려줘.

라고 합니다.

스마트폰 문제를 해결할 때와 똑같습니다.

한꺼번에 설명받지 말고 하나씩 확인하는 것입니다.

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6. 엑셀 화면을 보여주고 질문할 수도 있습니다

열 이름이나 셀 위치를 설명하기 어렵다면 화면을 보여주면서 질문하는 방법도 있습니다.

예를 들어,

이 표에서 총금액을 자동으로 계산하고 싶은데 어느 셀에 어떤 수식을 넣으면 되는지 알려줘.

라고 질문할 수 있습니다.

다만 화면을 공유하기 전에 개인정보나 회사 내부정보가 포함되어 있는지 확인해야 합니다.

이름,

전화번호,

주민등록번호,

고객정보,

계좌번호,

회사 기밀자료 등이 보인다면 가리거나 제거한 뒤 질문하는 것이 좋습니다.

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7. 반복 작업도 AI에게 먼저 물어봅니다

매달 같은 표를 만들고 있다면 이런 질문도 가능합니다.

매달 같은 형식의 판매자료를 정리하고 있어. 반복해서 하는 작업을 줄이고 싶은데 어떤 부분을 자동화할 수 있는지 초보자 기준으로 찾아줘.

이 질문의 장점은 내가 자동화 방법을 몰라도 된다는 것입니다.

AI에게 먼저,

“어디를 줄일 수 있는지 찾아달라.”

고 하는 것입니다.

그다음 가장 쉬운 것부터 하나씩 적용합니다.

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8. 표를 어떻게 만들지 모를 때도 사용할 수 있습니다

엑셀은 함수만 어려운 것이 아닙니다.

어떤 열을 만들어야 하는지부터 막힐 때도 있습니다.

예를 들어 업무 진행상황을 관리하고 싶다면,

10개의 업무를 엑셀로 관리하려고 해. 담당자, 시작일, 마감일, 진행상태를 확인하고 싶어. 어떤 열을 만들면 좋을지 표 구조부터 만들어줘.

라고 합니다.

그러면 처음부터 표 구조를 고민하는 시간을 줄일 수 있습니다.

이것도 중요한 AI 활용법입니다.

수식을 만드는 것만 AI 활용이 아닙니다.

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9. 복잡한 수식을 받았다면 설명도 같이 받습니다

AI가 긴 수식을 알려주면 그대로 복사하고 싶은 마음이 생깁니다.

하지만 업무에서 계속 사용할 파일이라면 수식이 무엇을 하는지 최소한은 이해하는 것이 좋습니다.

그래서 저는 이렇게 한 번 더 질문하는 방법을 추천합니다.

이 수식이 무엇을 하는지 엑셀 초보자도 이해할 수 있게 부분별로 설명해줘.

또는,

이 수식에서 내가 다음 달에 바꿔야 하는 부분만 알려줘.

이렇게 하면 단순 복사에서 한 단계 나아갈 수 있습니다.

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10. AI가 알려준 수식은 샘플로 먼저 확인합니다

특히 돈이나 중요한 업무자료라면 AI가 만든 수식을 전체 데이터에 바로 적용하지 않는 것이 좋습니다.

먼저 몇 줄에서 계산해봅니다.

그리고 내가 직접 계산한 결과와 비교합니다.

예를 들어 10만원 + 20만원 + 30만원이라면 결과가 60만원인지 직접 확인할 수 있습니다.

작은 데이터에서 맞는 것을 확인한 뒤 전체 표에 적용합니다.

저는 이것을 ‘샘플 확인’이라고 생각합니다.

AI 수식이 그럴듯해 보여도 실제 데이터 구조가 다르면 결과가 달라질 수 있기 때문입니다.

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가장 중요한 숫자는 다시 계산합니다

급여,

매출,

세금,

정산,

예산,

성적 등 중요한 숫자라면 더욱 조심합니다.

AI가 알려준 수식이 작동한다고 해서 결과가 반드시 내가 의도한 계산이라는 뜻은 아닙니다.

예를 들어 빈 셀을 어떻게 처리하는지,

반올림을 어떻게 하는지,

날짜 범위가 맞는지,

중복 데이터가 포함되는지 등에 따라 결과가 달라질 수 있습니다.

그래서 중요한 숫자는 최종적으로 다시 확인합니다.

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AI에게 엑셀 파일 전체를 맡기기 전에

업무용 엑셀에는 생각보다 많은 정보가 들어 있습니다.

직원 이름,

전화번호,

고객정보,

급여,

매출,

계좌정보 등이 있을 수 있습니다.

따라서 AI 서비스를 이용하기 전에 회사의 AI 사용규정과 개인정보 처리기준을 확인해야 합니다.

단순히 수식 하나를 물어보기 위해 실제 고객정보 전체를 제공할 필요는 없습니다.

예를 들어 실제 이름 대신,

고객A

고객B

처럼 바꿔서 질문할 수도 있습니다.

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바로 복사하는 ‘디린이 엑셀 질문 프롬프트’

나는 엑셀 초보자야.

A열에는 [내용],
B열에는 [내용],
C열에는 [내용]이 있어.

내가 원하는 것은 [원하는 결과]야.

가장 쉬운 방법부터 알려줘.
함수가 필요하다면 복사해서 사용할 수 있는 수식을 알려주고, 그 수식을 정확히 어느 셀에 입력해야 하는지도 설명해줘.

수식이 무엇을 하는지도 어려운 용어 없이 설명해줘.
여러 방법이 있다면 초보자가 가장 관리하기 쉬운 방법을 먼저 추천해줘.

이 정도면 대부분의 기본적인 엑셀 질문을 시작할 수 있습니다.

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수식이 안 될 때 사용하는 두 번째 질문

수식이 작동하지 않는다면 이렇게 이어서 질문합니다.

네가 알려준 수식을 넣었는데 [현재 나타나는 결과 또는 오류]가 나와.

한꺼번에 여러 방법을 설명하지 말고 가장 가능성이 높은 원인부터 하나씩 확인하게 해줘.
첫 번째로 무엇을 확인해야 하는지 알려줘.

이 질문을 기억해두면 좋습니다.

AI는 정답만 받는 도구가 아니라 문제를 하나씩 해결하는 도구로도 사용할 수 있기 때문입니다.

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디린이 엑셀 4원칙

엑셀과 AI를 함께 사용할 때 저는 네 가지를 기억하면 된다고 생각합니다.

첫째, 함수 이름을 몰라도 됩니다.

원하는 결과를 한국말로 설명합니다.

둘째, 셀 위치를 정확하게 알려줍니다.

A열, B열, C2처럼 데이터가 어디에 있는지 설명합니다.

셋째, 수식의 뜻을 한 번 물어봅니다.

그대로 복사만 하지 않습니다.

넷째, 중요한 계산은 샘플로 검증합니다.

특히 돈과 관련된 숫자는 다시 확인합니다.

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디린이 한 걸음

엑셀을 잘하려면 수십 개의 함수를 외워야 한다고 생각하기 쉽습니다.

AI가 등장하면서 조금 달라졌습니다.

함수 이름을 몰라도,

“내가 무엇을 하고 싶은지”

설명할 수 있으면 시작할 수 있습니다.

물론 AI가 엑셀 공부를 완전히 대신해주는 것은 아닙니다.

하지만 모르는 함수 때문에 30분 동안 인터넷을 뒤지는 시간을 줄이는 데는 충분히 도움을 받을 수 있습니다.

앞으로 엑셀에서 막혔을 때,

“이 함수 이름이 뭐였지?”

부터 고민하지 마세요.

먼저 이렇게 생각해보세요.

“나는 이 표에서 무엇을 하고 싶은 거지?”

그리고 그것을 그대로 AI에게 말해보세요.

함수를 외우는 것보다 질문하는 능력이 먼저 필요한 시대가 되고 있습니다.

늦은 게 아니라, 이제 시작하는 겁니다.

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